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【学员分享】作为总经理助理,如何做好上传下达的工作?

发布时间:2022.07.25 17:07

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做总助 要学会沟通的艺术


曾经读过一句话:你也是自己的星星,要记得照料好它的光芒。在年轻的时候都会高估个体的能力而忽视个体的局限性,也恰恰是这种“天真”让我走进总助这个职业。


花了一年半时间对总助这个职位和行业的接触下来,慢慢发现总助不再是单一的服务者,从最初对总助这个职位的敬畏之心到落地执行,由一开始的忙乱到如今打通总助工作的“任督二脉”,语言的表达很有限,纵使心中万千感慨,不如把工作做好。


基于总助职位的特殊性,总助有很大部分工作是上传下达,没有实权但总是要与公司各部门人员打交道,需要协调与各部门的关系。


难免会碰到不合作的,甚至使绊的人,切记千万不要有正面冲突,不管当时再委屈,再生气,也要忍下来。因为,老板是不会偏向一个愣头青似的、没头脑不能承受委屈的助理的。你可能逞了一时的口舌之快,但是在老板的心里,你已经被置于冷宫了。


这里我建议用一个更好的解决办法,就是主动提供帮助。在工作中,总助有更多的机会接触老板,就可以通过与老板交流的机会主动地将各部门的一些亮点告诉老板,或者在部门经理遇到困难时及时主动伸出援手,你做的这些工作,部门经理自然会记得你的好,并且会发自内心地配合你的工作了。


究竟是一个狩猎者,还是一个农耕者全在于你自己的个性和选择。种下一颗种子,在耕种之间忘却功利,静待发芽结果,不急于炫耀或者说教才是我自己真正的节奏吧。


做总助 要具备十八般武艺


从事任何职业都需要具备一些先天条件和后天习得的技能,总经理助理也是。总助工作很重要,我认为应该如空气般存在,但又不能让公司的员工时时处处都能够感到她/他的存在,应具备这些能力。


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一、先天个人特质

1.沟通能力强

有较强的口头/笔头表达能力强,对人有亲和力而不是有压迫感。

2.热心肠

以能够助人为乐,以能够解决问题为荣。

3.不骄不躁

乐于承担幕后工作并以此为乐。


二、后天养成的习性

1.遇到繁杂的事务,能够立刻抓到关键;

2.处理问题条理清晰,能够分轻重缓急;

3.胆大心细,遇事不慌;

关键时刻,成为老板和全公司的定海神针,而不是一颗被老板和员工随意指使的棋子。


上述条件会随时增减,不具备上述条件,照样能够从事助理的工作,但是,要成为一名合格并且出色的助理,可以从上述几点开始做起。


并且,随着信息化时代的到来以及智能机器人以及智能设备的不断普及,要想和机器人竞争,更应该在软实力上下功夫。


做总助 要关注每一处细节


西方有句很有名的谚语:魔鬼在细节中(the devil is in the details),说的是问题隐藏在细节里,也就是我们常说的细节决定成败。


关注细节对总助工作尤为重要。我的工作有很大一部分是看各种报告,一些被忽略的信息,往往就隐藏在报告中的细节里。


作为总助,我认为能够将老板行程与公司实况很好的协调与反映就是我最大的成就。


在总助这一职位上,一定要找机会向老板汇报工作。有的公司已经形成了总助向老板汇报工作的模式,有的则很随意。


因为大部分老板都很忙,老板经常不是在出差,就是在出差的路上。即使少有的几天呆在公司,时间也早就预约满了,对于助理汇报工作这件事,优先级好像总是排在最后。


我在工作汇报这点上还是有自己的小心得的。首先,我把工作汇报分为每天工作汇报、每周工作汇报以及项目工作汇报的方式。

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1.每天工作汇报

一般以微信的方式,将一天的工作及相关项目的跟进情况信息发给老板;


2.每周工作汇报

以工作周报表的形式,内含跟进的各个事项的起始,跟进进展,结果等。这种形式的工作汇报是对每日工作汇报的一个小结,且以事项为单位,每件事的进展一目了然;


3.项目工作汇报

项目工作汇报包含在每周工作汇报表中,但因为项目比较复杂,涉及的跟进,数据较多,因此我单例一个文件;当有比较紧急的项目或老板特别关注的项目,那么我会将项目的最新情况即时向老板汇报。简短的消息采用微信的方式,如果信息比较多,那么我会同时再附上一份word版的项目报告。 


做总助 更要具备管理的思维


做总助的工作,慢慢发现需要管理的知识才更好地胜任工作。因此,为了系统学习管理类知识,辅助好公司董事长企业发展以及协助其做好妥当的企业员工管理,我选择读MBA提升自我。


1、完善知识架构

这里所指的知识架构,并不是我们所从事专业领域的知识、技能,而是在我们未曾涉足的领域,去接触和尝试一些新鲜的东西。


2、凝练管理方法论

读MBA的过程,往往是一个把过往管理经验、问题思考和管理学的知识原理相结合的过程,进而形成自己的一套完整的管理方法论


很多时候,我们是凭借自己的经验去解决问题,但经验是难以复制的,或者难以快速复制,不管是在培育新人,还是转换工作的时候。但如果能将你的经验提升到方法论的高度,这个问题就会容易很多。


3、拓展商业资源

商业社会中,资源的价值其实是非常大的。这里不仅仅是人脉的资源,它更像一个一群优秀的人相互学习、共同成长的平台。


4、在激烈的竞争环境下,社会对个人的能力素质要求越来越严苛,一张漂亮的学历证书是证明自我专业水平的最大利器。而获得证书的大学也是当下社会较为看重的“敲门砖”。


其实在所有的资源中,人脉的资源是最为人熟知的,这里也分行业资源和异业资源。资源的融合是提升企业运行效率乃至社会运行效率最有效的工具,因为,这个年代已经不是单打独斗的年代,唯有合作才能共赢。


读MBA 首选华联商学院


首先,我选择华联商学院的原因在于该校是较早开展免联考MBA、DBA国际学位项目合作的商学院之一,30余年在教育领域精耕细作,诚信办学,致力于为企业的中高级管理者提供国际学位解决方案。


在教学中,贯彻陶行知“眼脑手并用,教学做合一”实践教学法,培养应用型、技能型、复合型人才。这让我在学习知识的同时也感受到了浓厚的学术和商业实战的氛围,有利于我事业以及人生的规划与发展


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为了响应社会对于高端人才的需求以及满足各方人士自我提升的愿望,经英国格林多大学授权,华联国际商学院作为其在中国大陆地区的唯一教学点,这种便利性也成为了我选择格林多大学、求学圆梦的一大助力。


英国格林多大学经全球最权威的MBA认证机构,荣获AACSB/AMBA会员资格,是泰晤士高等教育世界大学榜单中排名前3%的精英大学,同时也是被中国教育部推荐的精英大学,其悠久的历史与浓厚的学术氛围是我所向往的。


同时,格林多大学带给我的不仅是知识框架的充足,多的是对于学术以及实践的探究。正是基于这些,我选择了格林多大学。也感谢华联商学院和格林多大学能给我求学的机会,在我选择他们的同时能够接纳我。


在我求学过程中,我在MBA中感受良多,也收获颇多。在这其中,张咏莲教授的课程让我记忆尤深。张教授授课逻辑清晰,能精准把握知识点,所带班级考试通过率远高于平均水平。在课上,她善于带动学生理论联系实际,从生活常识中归纳知识点,启发学生总结规律,深入掌握专业知识。平时和学生的关系亦师亦友,针对学生特色给予学习建议及帮助,协助学生制定未来职业规划。


做好规划 未来不迷茫


细回想下,自己虽然只有7年的职业生涯,但是可能其中有3年的时间都和【助理】这个词分不开。不管是市场经理还是到现在的总助,也可以说是从一个初级的“打杂”,过五关,斩六将,升级到现在的高级“打杂工”。


原谅我将总助称呼为高级“打杂工”。可能在没有从事过这个岗位的人看来,总助多么光鲜亮丽,但其实,只有做过的人知道,所要承受的压力有多大。最实际的,作为一个合格的总助,考验的是你的综合能力,你可能不仅仅是一个助理,还是一个人事+一个行政+一个财务+一个业务+一个市场+一个设计+一个文案+无限可能...


所以,对于在这个职位上的未来规划和小目标,我从四个方面来说:

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第一、总经理助理是最能够学习到高层管理思维的职位,所以要珍惜和利用好这个角色,多去考虑日后如何成为一个总经理。当然这个职位也需要更高的智商和情商才能做好。


第二、关于规划,一定要结合自己的实际情况,弄清楚我5年后想要的是什么?金钱、地位、人脉等等,据我的目标来分解成计划


第三、详细规划未来时,每一年都要有每一年的目标,如果能力足够规划到半年或者季度也可以。总之呢,清晰明确、可以量化、要有挑战性、要有时间限制、要跟总经理助理的身份相吻合。


第四、态度要诚恳,要有谦虚好学的心,要有同样的错误不能范第二次的觉悟。


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